Formvorschriften im Arbeitsrecht
Der Bundesrat hat am dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zugestimmt.
Das Gesetz sieht u.a. vor, die strenge Schriftform u. a. im Arbeitsrecht zu lockern, z. B. bei Arbeitsverträgen, der Zeugniserteilung und bei der Befristung von Arbeitsverträgen wegen Erreichens der Regelaltersgrenze.
Die Schriftform ist ein gesetzliches Formerfordernis im deutschen Recht, nach dem bestimmte Schriftstücke, Verträge oder Urkunden schriftlich abgefasst und eigenhändig vom Aussteller und dessen Vertragspartner mit voller Namensunterschrift unterzeichnet sein müssen. Nicht ausreichend für die Schriftform sind E-Mails, SMS oder andere Textnachrichten
Die Schriftform dient mehreren Zwecken:
- Warnfunktion: Schutz vor übereilten Bindungen,
- Beweisfunktion: Klare Beweiskraft darüber, ob und mit welchem Inhalt das Geschäft zustande gekommen ist,
- Klarstellungsfunktion: Sicherstellung der Klarheit und Verständlichkeit der Vereinbarungen.
Die Nachteile der Schriftform liegen auf der Hand:
· Zeitaufwand: Das Erstellen und Unterzeichnen von schriftlichen Dokumenten kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn mehrere Parteien beteiligt sind.
- Flexibilität: Schriftliche Verträge sind weniger flexibel, da jede Änderung ebenfalls der Schriftform bedarf.
- Fehleranfälligkeit: Wenn die Schriftform nicht korrekt eingehalten wird, kann dies zur Nichtigkeit des Vertrags führen.
- Logistik: Das physische Versenden und Aufbewahren von Dokumenten kann logistische Herausforderungen mit sich bringen.
Wegen der vielen Nachteile für Arbeitgeber darf nun in vielen arbeitsrechtlichen Bereichen auf die strenge Schriftform verzichtet werden, und es reichen weniger strenge Formvorschriften aus
- Arbeitszeugnisse dürfen in elektronischer Form ausgestellt werden.
- Der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen (Arbeitsvertrag) kann unter bestimmten Voraussetzungen künftig auch in Textform erfolgen. Die Voraussetzungen sind:
- das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein, gespeichert und ausgedruckt werden können und
- der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer mit der Übermittlung des Dokuments auf, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Man muss kein Jurist sein, um zu erkennen, dass der Nachweis über digital gesendete Dokumente im Zweifel schwieriger zu führen sein kann, als ein Dokument mit Unterschrift der Gegenseite vorzuhalten. Insoweit sollte jeder Betrieb für sich entscheiden, mit welcher Formvorschrift er für den Fall einer gerichtlichen Auseinandersetzung besser fährt.
Arbeitnehmer können vom Arbeitgeber den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Schriftform verlangen. Klingt simpel, doch der Teufel steckt im Detail: Denn dieser Anspruch beginnt erst mit dem Schluss des Jahres zu verjähren, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Noch bis zu drei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses kann der Arbeitnehmer also für das bereits beendete Arbeitsverhältnis noch einen Nachweis der Arbeitsbedingungen in Schriftform verlangen. Ob dies tatsächlich oft passieren wird, ist zweifelhaft. Es empfiehlt sich jedoch, diesen Anspruch in einer Abwicklungsvereinbarung auszuschließen.
Die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgeführten Branchen können die Formerleichterungen nicht in Anspruch nehmen, also die Betriebe der Fleischwirtschaft, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, und noch: die Forstwirtschaft. Diese letzte soll aber künftig aus diesem Katalog gestrichen werden). Für diese Branchen gilt weiterhin das Schriftformerfordernis im Rahmen der Arbeitsbedingungen.
- Ausreichen wird künftig die rein elektronische Bereitstellung von Informationen zur Aushangpflicht. Damit ist gemeint, dass der Arbeitgeber die Gesetze, die er aus Transparenzgründen am Arbeitsort physisch aushängen oder auslegen musste, künftig über die im Betrieb oder der Dienstelle übliche Informations- und Kommunikationstechnik elektronisch zur Verfügung stellt, z. B. das Arbeitszeitgesetz oder das Jugendarbeitsschutzgesetz.
- Im Rahmen des Jugendarbeitsschutzgesetzes können alle Handlungen auf Seiten des Arbeitgebers und des Vertragspartners in Textform vorgenommen werden.
- Auch für Arbeitnehmerüberlassungsverträge ist künftig die Textform ausreichend.
- Eine Regelaltersrentenbefristung (§ 41 Abs. 2 SGB VI) kann künftig auch in Textform vereinbart werden.
Auf Arbeitnehmerseite ist künftig die Textform ausreichend, für die Geltendmachung des Anspruchs auf Teilzeit im Rahmen der Elternzeit sowie bei der Ankündigung zur Beanspruchung von (Familien-)Pflegezeit.
Für viele Betriebe wird es künftig wohl weniger Zettelwirtschaft geben. Allerdings ist die digitale Dokumentation bzw. Ablage der E-Mails und anderer Dokumente ebenso wichtig wie sie es bei der Papierablage war.
